面接を辞退するにはメールでもいい？　無難な選考辞退メール文例をご紹介

転職活動で「面接を辞退する」ということを負担に感じる方は多いのではないでしょうか。応募中の企業への辞退の連絡で、ポジティブな反応が得られることはないので、気が重くなってしまうのも致し方ありません。

本記事では、面接辞退（選考辞退）に際して、メール連絡でもいいのか？連絡する時に使えるフレーズ、失礼にならない辞退連絡のコツなどについてご紹介します。

面接辞退はメールでもよいか

面接の辞退を電話ではなく、メールまたはLINEなど、テキストのやりとりのみで済ませたいと思う方は多いのではないでしょうか。気まずい、相手の心象を損ねるのを避けたい、面倒くさいなど理由はいろいろあるかと思います。

辞退の連絡方法は、電話など双方向のコミュニケーションがとれるツールで伝えるほうがベターです。確実に相手に伝えられたことが確認でき、また理由の説明やお詫び・お礼を含めて気持ちを伝えることができるためです。

しかし電話は確実にすぐに相手に繋がるとは限りません。第一報をメールで入れておき「さきほどメールをお送りした件でお電話しました」と電話連絡を重ねるのがおすすめです。夜間・土日に面接辞退の判断した場合もこの方法がおすすめです。その会社の営業時間外の間にメールをいれて、営業日のなるべく早めのタイミングで電話連絡をいれましょう。

面接のドタキャン・音信不通は絶対やめましょう

選考辞退において避けるべきなのは「ドタキャン（面接直前の辞退）」や「音信不通」です。面接や選考日程が差し迫ってから辞退したり、そもそも辞退する意思の表面することなく連絡を断つのは相手の時間を無駄にしてしまい、非常に失礼な行為です。

面接直前に辞退連絡しなければならない場合

他に進めている第一希望の応募が内定した直後、他社の選考が入っていた場合、面接直前の辞退連絡となってしまうことはあります。できれば余裕をもったタイミングで連絡ができることがベターではありますが、音信不通になるよりは直前の辞退連絡のほうがずっと良いので、なるべく早めに連絡しましょう。

メールだけでは相手の確認が遅くなる可能性があるため、重ねて電話で連絡して「直前の辞退になってしまい申し訳ありません」とお詫びの一言を伝えましょう。

電話ができない場合

現職の都合や休暇などで辞退の連絡の電話ができない場合は、上記のようなメール文に「本来であればお電話でお詫びすべきところではございますが、現職の都合でお電話をすることが難しく、ご連絡がメールとなりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。」など一言添えて、メール連絡しておくと良いでしょう。

選考辞退の理由の伝え方

選考辞退の連絡は、簡潔に伝えつつも感謝の気持ちを表すことが重要です。選考辞退の理由は必ず伝えなければならないものではありませんが、聞かれることが多いので、電話連絡をする前に心づもりしておくと良いでしょう。

他社から内定を獲得し、入社を決めた場合

他に応募していた企業から内定を獲得して、そちらに入社を決めた場合は、「面接の機会をいただきありがとうございます。しかし、他の企業から内定をいただき、御社の選考を辞退させていただくことに決めました。貴重なお時間を頂戴しておきながら申し訳ございません。」といった形で伝えると良いでしょう。内定先企業名や、判断理由など詳細を伝える必要はありません。

辞退理由を濁したい場合

面接で面接官からネガティブな話を聞き働きたい気持ちがなくなった、家族に反対された、他社と比べて通勤が不便など、辞退理由が正直には伝えにくい場合もあるでしょう。そのような場合は「面接の機会をいただきありがとうございます。しかし、一身上の都合で、御社の選考を辞退させていただくことに決めました。貴重なお時間を頂戴しておきながら申し訳ございません。」と伝えるのがおすすめです。理由詳細を掘り下げて聞かれることは滅多にありませんが、「プライベートな事情で恐縮です。」と言葉を濁して問題ありません。

転職エージェント経由で応募している場合

転職エージェント経由で応募している場合には、まず転職エージェントに辞退連絡をいれましょう。面接直前などの例外的なケースを除き、応募企業への連絡は転職エージェントが代行するので、自分で応募企業に直接辞退連絡する必要はありません。

転職エージェントへの連絡の際はメールでも電話でもどちらでも良いのですが、辞退後の転職活動は継続するのかを打ち合わせをするために一度は電話連絡もしておくのがおすすめです。「応募してみたが、○○な企業は自分には合わないと感じたので、希望条件を変えて再度転職活動したい」など、率直な本音を伝えるほうがいいでしょう。

リファーラル（知人の紹介）で応募している場合

リファーラル（知人の紹介）で応募している場合、選考辞退の連絡は、企業の人事担当者と紹介してくれた人、双方に連絡しましょう。自分を信頼して紹介してくれた人に対して、勝手に選考を辞退していて何も報告がないというのは不義理な態度と思われます。

失礼にならない面接辞退連絡するコツ

面接辞退に際しては、以下のポイントに注意することが重要です。丁寧に対応することで、今後の関係を良好に保ちましょう。

よく考えてから辞退を

辞退をした後で相当期間を置かずに再応募した場合、企業側の姿勢が硬化している可能性もあるため、よく考えてから辞退をするようにしましょう。例えば他の第一希望の企業の選考を優先したいので、選考を進めるのを待ってほしいという場合は、辞退するのではなく、保留できないか相談してみましょう。

なるべく早めの連絡を

辞退の決定をしたら、できるだけ早く連絡することが重要です。企業側のスケジュールに影響を与えないためにも、面接予定日の数日前には連絡をしましょう。特に最終面接では特に多忙な経営者や重役が面接に参加することもあり、直前にキャンセルすると多くの人に迷惑がかかることになるので配慮しましょう。

礼儀正しく誠実な対応

辞退の理由に関わらず、礼儀正しい言葉遣いと感謝の意を表現することが大切です。辞退の連絡によって担当者の態度が変わることもありますが、感謝の気持ちだけを伝えて礼儀正しく対応しましょう。

簡潔な理由説明

辞退理由が簡潔でない場合、企業の採用担当者から「今の時点で辞退せずに最後まで選考を受けてから考えてみてはどうですか？」「内定先企業はどこですか？」「ご希望に添えなかった点は何ですか？」と食い下がられてしまい、さらに断りにくくなってしまうことがあります。過度に詳しい理由説明はせず、簡潔に留めるほうが無難です。

転職エージェントを有効活用しましょう

面接辞退の連絡を含め、企業へ電話連絡するのが苦手という方は、転職エージェントサービスを利用した転職活動を検討されてみてはいかがでしょうか。転職エージェント経由で応募した場合、企業への連絡は基本的に転職エージェントが代行するため、企業に連絡する手間がかかりません。

転職エージェントは国内に数万社あり、それぞれ特色があります。これまでの経験、自分が描きたいキャリアなどを踏まえ、自分に合った転職エージェントをパートナーに選び、転職活動を有利に進めていきましょう。

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最後に

転職活動中に面接の辞退連絡をするのは、どういう理由であるにせよ気が重いものです。選考を辞退したら縁が切れるので、ないがしろにしてしまう方もいるかもしれません。しかし一度面接で会った人と転職先で同僚になったり、面接を受けてから数年後に再応募することになったり、と意外なシーンで再会を果たす可能性もあります。最低限のマナーは守って転職活動は進めることをおすすめします。