日本でも導入が増えるリファレンスチェックとは

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転職活動の最終局面である内定前後のタイミングで現在の勤務先やこれまでの在籍企業での働きぶりなどを確認する「リファレンスチェック」を導入する企業が日本でも増えています。

これまでは外資系企業でこのようなリファレンスチェックを導入する企業が多かったのですが、今後、日本でもリファレンスチェックの導入企業が増えてくることが想定されます。過去の転職活動でこのようなリファレンスチェックの経験がない方の場合、初めてのことで戸惑うこともあるかと思います。

こちらの記事ではこれから転職活動にのぞむ方にとって知っておくべきリファレンスチェックの仕組み、及びその仕組みを踏まえた上で気をつけるべきことなどについてご紹介します。円滑に転職活動を進められますよう、参考にしてみてください。

目次

リファレンスチェックとは

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「リファレンスチェック(Reference check)」とは、キャリア採用を行う企業が、応募者の職務経歴書等に書かれている内容に虚偽がないかどうか、会社の上司など第三者に、実積、スキル、人物像などについて確認する作業です。

リファレンスとは日本語で「参照」「照会」を意味します。リファレンスチェックの依頼先は、主に前職の上司や同僚、部下です。なお、より正確な情報を得るために複数の人にヒアリングすることが一般的です。企業により実施するタイミングは異なりますが、内定を出す前後に最終確認として行われることが多いです。また、転職について開示していない等の理由で上司にリファレンス依頼ができない場合、転職経験があるなら前々職の職場の上司、先輩や同僚、得意先などに依頼することが多いようです。

リファレンスチェックは応募者から同意を得た上で実施されます。リファレンスチェックの方法としては、「求職者が問い合わせ先を指定し、企業側が電話などで連絡してヒアリングする場合」、「採用企業側がリファレンス先を探して問い合わせる場合」、「委託された外部業者が、電話やメールなどでリファレンス先に問い合わせ、採用企業に報告する場合」「上司に推薦状を書いてもらう場合」等があります。

また、リファレンスチェックに似たものとして前職調査とがあります。リファレンスチェックは、人間性や職務遂行能力、コミュニケーション能力に関する確認であるのに対し、前職調査は経歴詐称や金銭的トラブルがないかなどの確認が中心です。

過去には求職者が働いていた企業に直接問い合わせをおこなっていたような時代もありましたが、個人情報保護に関する法整備が進んだ現在においては、個人情報を入手するのが困難であり、前職調査の様な形を取り入れる企業は減っています。

日本でもリファレンスチェック導入企業が増えている

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アメリカをはじめとする外資系企業では採用活動の中でリファレンスチェックの実施は広く一般的です。応募者も将来の転職時にはリファレンスチェックが行われることを想定し、現職の上司と良好な関係を築こうと努力するほどです。

これまで日本の採用においては外資系企業がリファレンスチェックを行うことが主でしたが、近年では日本企業においてもリファレンスチェックを行うケースが増えてきました。企業側の観点としてはリファレンスチェックの実施によって、経歴詐称の防止などをはじめとした採用リスクの最小化に取り組んでいる傾向にあります。

言うまでもなく、企業からすると人材難の時代の中、ダメなら代わりを採用すればよいと言う考え方は通用しません。せっかく採用した社員がミスマッチなどにより、短期間で退職してしまうことは企業にとって大きな損失です。

特に履歴書や職務経歴書は求職者本人が作成するものであり、面接時の限られたコミュニケーションだけでは真偽を確認することは困難です。そのため、「現職では高いパフォーマンスを出していました」という面接でのお話を受け、管理職として採用をしたものの、いざ入社して貰うと期待していたようなパフォーマンスに届かず、部下からの信頼を得ることもできずに退職してしまうということも決して珍しい話ではありません。

このような事態を避けるためにも、企業はリファレンスチェックに行うことで仕事での成果や管理職としては仕事ぶりなどを一緒に働いていた方からの客観点評価を取り入れ、ミスマッチのリスク軽減を目指しています。特に役員などの幹部を社外から登用する等、重要なポジションを任せる人材であればあるほど、リファレンスチェックに限らず、アンマッチのリスクを軽減したいと最終的な決断に慎重になる傾向にあります。

転職が身近になった近年の日本において、採用担当者はより精度の高い採用判断を迫られています。そのため、上記のような理由から実施する日本企業が増加している傾向にあることを理解しながら転職活動にのぞむのが良いでしょう。

企業がリファレンスチェックで何を確認するか

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企業はリファレンスチェックで何を確認するのでしょうか。代表的な項目について紹介します。在職中と離職後では質問内容が変わってくる場合もあります。

企業がリファレンスチェックで確認する主な項目

①勤務条件

今までの職場への在籍期間、所属部署や役職、業務内容が典型的な内容です。仕事をする上でどんな能力があるか、アピールしていた内容が正しいかを調べるのが主な目的になっています

②勤務態度・コミュニケーション

遅刻早退や残業などの勤怠状況に加え、周囲とのコミュニケーション状況や印象などをヒアリングするのが一般的です。また、リーダーシップがあるか、周囲への影響力が大きい人物かなど人間関係についても確認されます。このようにリファレンスチェックでは勤務態度の良し悪しや人柄など定性的情報についても確認します。

③職務能力

応募業務への適性判断のためスキル確認も行われます。どのように実績を上げてきたのかだけでなく、対応力、責任感、スピード感など詳細まで確認されることも珍しくありません。その他、英語がビジネスレベルであるかなど、応募企業や案件によって異なるスキルが求められるため確認項目も異なります。

ここまでの内容だけを確認するとリファレンスチェックは求職者にとってデメリットや怖いものでしかないように見えます。しかし、事実を提示している求職者にとっては第三者評価を受けられるリファレンスチェックは自分を推薦してもらうことのできる絶好のチャンスでもあります。

また、リファレンスチェックの対象者は多くの場合、求職者本人が指定することが可能です。そのため、下記の項目に注意しながら適切な事前準備をして臨むことができれば不安に陥る必要はありません。

リファレンスチェックを依頼する際に気をつけること

①適切な人を選ぶ

リファレンスチェックは自分を推薦してもらうことができる機会でもあり、人選は慎重に行いましょう。一緒に仕事をした期間が長く信頼できる同僚や、関係が良好な直属の上司など仕事ぶりをよく知ってる人が最適です。 選考過程にリファレンスチェックがあることが事前にわかっており、信頼できる関係の方がいる場合には、転職活動をしていることやリファレンスチェックの依頼をする可能性があることなどをある程度選考が進んだ段階で相談をしておくことも一つかと思います。

②リファレンスチェックに関する説明

適切な人選をしたら、リファレンスチェック依頼時には説明を怠らずに丁寧にお願いしましょう。時間を割いてもらうだけでなく、仕事の中身などの個人情報に関する事柄を話してもらうという大きな負担をかけてしまうからです。また、リファレンスチェック自体を知らない方も多く、どのような目的で実施されるものであるか、またどのようなスタンスでお話をしていただくべきなのかなど最初から順をおって説明することが大事です。

③リファレンスチェック前の事前打合せを実施する

依頼された方が当日に戸惑わないように、リファレンスチェックにおいて何を、どこまで話して貰うのか、また機密事項などを孕むお話すべきでないことなどについて事前に話し合って確認をしておきましょう。また、応募している企業の情報や想定される質問事例なども伝えておくと依頼された方も、リラックスしてのぞんでいただきやすいかと思います。

リファレンスチェックは拒否可能?

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応募企業から打診を受けたとしてもリファレンスチェックを受けなければならない法的な義務はなく、個人情報の観点からも求職者の承諾なしにリファレンスチェックを実施することはできません。もし転職先に知られたくない情報がある場合、リファレンスチェックを拒否することは可能です。

しかしながら、正当な理由なくリファレンスチェックを拒否してしまうと、企業は応募者への不信感がつのり、選考上不利になる可能性は非常に高いでしょう。また、もしリファレンスチェックを拒否した後に採用に至ったとしても「この人は何か隠している」という目を覆すことは容易ではなく、信頼関係構築に時間を要する可能性もあります。

ただし、現職と応募企業との関係性(例えば取引関係にある、または競合関係にある等)、現職での仕事内容や立場などにより、リファレンスチェックを行うことで問題が発生し得ることがあるのも事実です。そのような場合には転職先候補企業に理由などを説明の上、相談をされるとよいでしょう。

このようにリファレンスチェックを拒否することはリスクをはらみますが、難しい際には理由の説明と共に応募企業としっかりと話合いをすることが大切です。転職活動では無事内定を獲得するだけでなく、入社後の良好な信頼関係を構築するためにも、現職でリファレンスチェックに協力してくれる人間関係を築いておくことが大切です。

退職交渉は円満に

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今後、管理職など重い責任を伴うポジションであればあるほど、リファレンスチェックでの前職や現職への実績の確認などを受ける機会が増えてくると想定されます。転職したい気持ちが強くなると現職での仕事が無意識のうちにいい加減になってしまうこともあるかもしれませんが、転職活動をうまく進めるためにも現在の仕事とはしっかりと向き合うことが大切です。

転職活動が順調に進み、内定受諾まで至ったにも関わらず、退職交渉をうまくまとめることができず、最後の最後に転職で失敗してしまう例もあります。例えば現職からの強い引き留めを受けてしまいなかなか退職受理をしてくれない、あるいは後任がいないなどの事情からかなり先の退職日を指定されてしまい転職先企業の受け入れたい時期との折り合いがつかなくなってしまうなどといったことも実際にあります。

また、転職活動のプロセスにおいて最終面接を終えて内定を提示される前段階でリファレンスチェックを依頼される場合が最も多いです。ただ企業によっては内定承諾後にリファレンスチェックを依頼される場合もあり、リファレンスチェックの結果、虚偽等があった場合に内定取消となることもゼロではありませんので、先走って現職との退職交渉に入ってしまわないように気をつけましょう(このような場合、内定通知書に虚偽等があった場合に無効とする旨の記載があるケースが多いです)。

転職活動は最後まで何が起こるか分かりません。リファレンスチェック依頼を受けた際の丁寧な対応、内定受諾後の退職交渉の際には、勤務先の上司や同僚の方に対して誠意をもってしっかりとコミュニケーションをとっていくことが大切です。

参考情報:転職活動で気をつけるべき退職交渉のポイント 

最後に

外資系企業だけでなく日本企業でもリファレンスチェックが行われることが増えてきました。リファレンスチェックを受ける場合、仕組みを踏まえた準備をしておくのは必須です。また、転職活動の過程である書類や面接では正確な内容を伝えるように心がけ、誇大表現など虚偽の情報が含まれないように気をつけることも大切です。

今後、転職活動で自分が応募する企業にもリファレンスチェックを導入していることが珍しくない時代になるかと思います。リファレンスチェックが当たり前になってくることを念頭に置き、転職活動だけでなく、現在の仕事での立ち振る舞いや人間関係もあらためて見直してみてもよいかもしれません。

転職が当たり前の時代にはなりつつありますが、転職活動はまだまだセンシティブなことであり、相談などできる人がおらず、孤独感の中で取り組まれる方が多いです。リファレンスチェックに限らず、転職活動全般に関して相談できる、頼れる人がいることで安心感を持って取り組めるだけでなく、客観性も含めた納得ある決断にも繋げることができるかと思います。

身近でそのような方がいない場合には転職エージェントを利用することも一つです。転職活動に熟知したプロのキャリアアドバイザーに相談し、リファレンスチェックへの最適な対処法、退職交渉時の注意点などについてサポートを貰いながら良い形で転職活動を進めていきましょう。

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