内定を得た際に欠かせない、内定承諾書の提出。しかし、その正しい書き方や提出のマナーは案外知られていません。この記事では、内定承諾書の基礎知識から適切な提出方法、添付書類、提出期限の設定、フォローアップまで、一連の流れに関して紹介します。
内定承諾書とは？
新たなキャリアへの第一歩となる内定承諾書ですが、内定承諾を提出する際には、いくつかの基礎知識を理解しておくことが必要です。内定承諾書は企業からの内定のオファーに対し、応募者がその職を受け入れる意志があることを正式に伝える重要な書類です。
したがって、提出する際には適切な記入方法とマナーを守る必要があります。この書類は、自分の将来に直結しているため、丁寧かつ正確に作成することが重要です。
内定承諾書とは何か
内定承諾書は就職活動の過程で非常に重要な文書のことを示しており、企業から提示された内定を受け入れる意思を示すために応募者が提出します。この書類をもって初めて、企業と応募者の間に正式な雇用契約が成立することになり、ここに記載された内容は後に就業条件などの根拠とされることも少なくありません。
従って、書類の正確性や正式性は非常に重要で、提出する際には細心の注意を払う必要があるのです。また、内定承諾書はビジネス文書であり、形式に則った丁寧な表現や構成を心がけることが必要とされます。
内定承諾書と内定通知書の違い
求職者の方の中には内定承諾書と内定通知書の違いをご存知でない方も多いのではないでしょうか。この２つの書類はよく似て非なるものであり、それぞれ異なる目的と役割を持っています。
内定通知書は企業が応募者に対して、職を提供する意志を伝えるものであり、業務内容、勤務条件、給与条件などが詳しく記されています。
一方、内定承諾書はその提案に対して応募者が応じることを意味するもので、名前・住所などの自身の基本情報や職への意欲、入社の意思表示などを含んだ文書です。そのため、一般的な流れとしては候補者が内定通知書を受け取り、内容を確認した上で内定承諾書を企業に提出することで内定が正式に成立することになります。
内定承諾書に記載される主な内容
内定承諾書には、応募者の基本情報と共に、入社の意思を表明する内容が記載されます。具体的には、名前や連絡先、住所などの個人情報のほか、内定を受けたことに対するお礼の言葉、実際に企業に入社する意思があることを明記します。
尚、内定承諾書を提出する際には、退職交渉にこれから入るもののいつまでに入社をしたいと考えているか、予定されている職務や選考を通じて頂いていた期待に対する抱負などを添えることで企業に対する積極的な姿勢を示すことができるでしょう。
内定承諾書に法的拘束力はある？内定承諾後に辞退できる？
ここまでは内定承諾書の提出の際に知っておくべきマナーなどについて解説をしてきました。しかしながら、実際に内定承諾書を提出した後に辞退することはできるのでしょうか。内定承諾書は公的な書面のため、本項ではその位置づけや提出後の辞退可否について解説します。
内定承諾書に法的拘束力はあるのか？
内定承諾書には「必ず入社して働かなくてはいけない」という法的な拘束力はありません。また、上述の通り、候補者が内定通知書を受け取り、それを受けて内定承諾書を企業に提出することで内定が成立、労働契約も成立しているとみなされます。しかし一方で、労働者には労働契約の解除、つまり退職の自由意志が認められているため、内定承諾書には法的な拘束力自体は持っていません。
内定承諾書の提出後に辞退することは可能？
では、候補者は内定承諾書を提出した後も辞退はできるのでしょうか。結論として、内定承諾後の辞退は可能ですが、損害賠償などのリスクが発生する可能性があります。
なぜなら、内定承諾書の提出によって、内定（労働契約が成立）とみなされるため、内定承諾提出後に辞退することで、企業に損害（入社予定者のための研修や備品として多額の費用を負担していた場合など）を与えたような場合は、賠償請求を請求できるからです。そのため、上記のようなリスクを背負わないようにするためにも、他に応募している企業があれば全て辞退して、熟慮の上、内定企業に内定承諾書を提出するようにしましょう。
内定承諾書の日付の書き方
内定承諾書は、転職活動において内定した企業との重要な契約書です。そのため、正しい日付の記載が求められます。また、フォーマットは企業から指定があることも多いので、必要事項を漏れがないように記載しましょう。本項では具体的な記載方法について説明します。
内定承諾書の日付はいつにすればいいか
内定承諾書に書く日付は、企業からの指示に従いましょう。基本的には内定承諾書を提出する日付を書くケースが多いですが、企業によっては入社日を記載する場合もあるので、わからない場合は企業にきちんと確認しましょう。
内定承諾書の日付は西暦にするか和暦にするか
内定承諾書に記載する日付が正確であれば、西暦でも和暦でも問題ありませんが、どちらか迷う場合は、企業から送られてくる内定通知書などの書類に書かれている日付の記載形式に合わせて記入するようにしましょう。
内定承諾書の提出方法
内定承諾書の提出方法は企業から指定された方法に従うのがよいでしょう。基本的には郵送、持参、あるいはメールのいずれかになります。郵送の場合は、提出期間内に企業側に届くように余裕を持った発送を心掛けましょう。また、確実に企業の手元に届いているか確認したい方は「書留」や「レターパック」を活用するとより安心でしょう。電子メールの場合は、書類が見やすいフォーマットで添付し、送信前にもう一度確認を行います。合わせて、郵送後、送信後には企業側にその旨を報告することで、企業側も対応状況が確認できるため、より丁寧な対応に感じるでしょう。
また、郵送する場合は添え状（カバーレター）を同封して送るのが一般的ですが、持参して（手渡しで）提出する場合などは不要です。
転職エージェントの活用で転職活動を有利に
実際に内定をもらった後の入社・退社の手続きは「会社による」「その人の状況による」ということが多く、実際にどうしたらいいか不安な方もいらっしゃるのではないでしょうか。転職エージェントを利用している場合は、退職交渉や入社前の書類の対処など、キャリアアドバイザーに個別相談することで入社までのサポートをしてもらえるため、何かあれば相談すると良いでしょう。
転職エージェントは内定をもらえるまでしか支援をしてもらえないと思われがちですが、入社に関する手続きの方法や退職交渉の方法、入社直後のトラブルやお困りごとに関してもフォローをしてもらえることがほとんどのため、何かあればキャリアアドバイザーに連絡することをおすすめします。
最後に
内定承諾書は企業に入社意思を示すための重要な書類です。内定もらった後に安心して内定承諾書の送付や入社準備が後回しになる方もいらっしゃいますが、入社日を迎えるまでは油断禁物です。送付が遅れることで担当者からの心象が悪くなってしまうため、可能な限り内定承諾書の送付や入社手続きは早めに済ませておくと良いでしょう。また、転職先でより良いスタートを切るために、しっかりと計画性を持って進めることが重要です。
