職務経歴書は、転職活動で最も大切な書類と言っても過言ではありません。転職では「これまでの実績から、自社でも活躍してくれるか」を見られますが、職務経歴書は、これまでのキャリアを通して自分自身のスキルや強みをアピールすることができるものです。しかし、実績の書き方がまちがっていると、せっかくの能力が正しく伝わりません。転職活動をするときに知っておきたい、自分の魅力が伝わる職務経歴書の実績の書き方を、５つのポイントにまとめましたのでご参考ください。
職務経歴書とは
転職活動の際に多くの企業では履歴書、職務経歴書をセットで提出することが求められます。履歴書には職歴や資格などを箇条書きで書く形になり、その在籍企業で取り組んだ業務や実績などを詳しく具体的に書いたものが職務経歴書です。
職務経歴書には会社の概要や担当業務の概略などを記載するのは勿論、そこでどんな仕事をしていたのかを具体的に伝えることで自分のスキルをアピールするものになります。採用する側である会社の担当者も職務経歴書の記載内容を踏まえ、どの程度活躍が期待できる人材かどうか判断し、他応募者と比較して優先的（またはその逆）に選考を組んだりしていきます。
担当した業務を書くのはもちろんですが、もっと重要なのはその業務での実績、そしてその業務を通して得た「スキル」や「強み」です。当然ながら転職では即戦力人材が求められる傾向にあります。これまでの実績、さらにはその実績をあげるためにどのような取り組みをしてきたかを具体的に書くことで、応募企業にとって自分が戦力になれる人材であるということをアピールしていくことが重要といえるでしょう。
また、転職にあたって「キャリアの棚卸し」をすることで自分の強みやスキルなどを整理する際に、どの強みをアピールするかもポイントです。「あれもこれもできます」「こんなにたくさんの能力があります」と書きすぎると、かえってすべてが中途半端な人かもしれないと思われかねません。一番アピールしたいポイント、あるいは応募企業にアピールすべきポイントに絞って書くことが重要になります。
具体的には、応募会社の「求める人物像」を意識し、そこにあった能力にフォーカスして、応募企業ごとに職務経歴書を作っていくことも重要です。転職活動で気をつけなければならないこととして、「自分がアピールしたいこと」と「企業が評価するポイント」は必ずしもイコールではないということです。
求められているスキルが実務能力なのか管理能力なのか、求める人物像がわからないとしても、会社の社風や経営理念とマッチングしているか、といった点を意識して書くことができます。働きながらの転職活動であれば、ただでさえ時間も限られる中、応募する会社ごとに作り変えなければならないので大変ですが、「ぜひ、ここに転職したい」と考えている会社の場合は、そこまで手間をかける価値があるはずです。
なお、アピールしたいことにフォーカスしたとしても、あまり量が多くなりすぎないようにしましょう。目安としてはA４で３～４枚程度で職務経歴書を作成するのがよいかと思います。その範囲内で、特にアピールしたいところを重点的に書くように工夫し、伝えたいポイントを具体的かつ簡潔に伝えましょう。では、職務経歴書を具体的に書く際、心がけておくべきポイントを４点お伝えします。
ビッグワード(抽象的な言葉)の多用に注意
1つ目の職務経歴書を書くときに起きがちな失敗は、ビッグワード(抽象的な言葉)が多くなってしまうことです。転職活動では即戦力性の高さを期待されます。そのような中、格好良いワードや綺麗なワードを並べることで仕事ができる人材であるとアピールしようとしてしまうケースがあります。そのような結果、自分のスキルや強みを抽象的なビッグワードにまとめてしまいがちです。
例えば「営業力が強みです」、「PDCAを回して成果をあげてきた」、「マネジメント全般が得意」などの表現が挙げられます。こういった表現を多用してしまうと、次のような自己PR文が出来上がってしまいます。
「私はマネジメントを得意としています。チームメンバーを適切に管理し、PDCAを回して業務改善を進めることで、数多くの優れた実績をあげてきました」
「私は営業力が強みです。これまで培ってきた営業力を活かして貴社でも成果をあげたいと思います。」
このような書き方では、具体的な実績がわからないどころか、どんなスキルを持った人なのかが全く伝わらないのではないでしょうか。また、実績や能力を誤解させてしまう恐れもあります。抽象的な言葉は、読み手に解釈の余地を与える表現です。人によって基準が違うので、同じ言葉でもどのように取るかが変わってしまうのです。「PDCA を回す」というビッグワードであれば、人によっては「1か月単位で改善する」と取るかもしれませんが、スピード感が求められる会社であれば「毎日のように改善する」と感じるかもしれません。また、「数多くの優れた実績」などの抽象的な表現は、基準がないために、どれぐらいの実績なのかがはっきりしません。面接官が過度に期待してしまうなどの誤解につながりかねません。
この他にも、ビッグワードの多用にはマイナス面もあります。抽象的な言葉だけで優れたビジネスパーソンであると感じてもらうことはできません。そのため「はっきりと具体的にアピールできることがないから、抽象的な表現ばかりになっているのではないか」と疑われるリスクもあります。
自己啓発のためのビジネス書やネット記事のタイトルを見ると、「営業スキルを高める」「マネジメント術」などのビッグワードを多く見かけます。しかし、これらはタイトルで目を引くようにしているだけで、それ自体に効果があるわけではありません。その本や記事に書かれている具体的な内容にこそ、ビジネススキルを高めるカギがあるはずです。職務経歴書にも同じことが言えます。数枚の文書にして詳しい内容が書けるはずですから、ビッグワードを多用するのではなく、できるだけ具体的な言葉を使って自分の実績や能力を表現するようにしましょう。
応募企業が求める実績を重点的に記載
2つ目は応募企業が求める実績を重点的に記載することです。例えば新卒から経理一筋で10年キャリアを歩み、経理求人を中心に転職活動を進める場合ではそこまで気にすることはありませんが、大手企業の場合にはジョブローテーションで営業、経理、工場など異なる部門を経験されている場合にそれぞれの部門での実績を同じ配分で記載するのは職務経歴書としては勿体ないかもしれません。
経理求人の場合、一般的には経理としての実績を踏まえ、即戦力性が高い人材であるかどうかを見たいのが人事の方の心理です。しかしながら、営業、工場での経験や実績を盛りだくさんに職務経歴書に記載してしまっているが故に経理としての経験や実績が人事の方の目につきづらくなってしまうケースが多いです。
営業、工場での経験も大切な経験であることは間違いありませんが、工場での改善実績をつらつらと記載されても経理としての活躍が期待できるかどうかの判断は人事の観点からするとなかなか難しいです。面接でのコミュニケーションと同様に、相手が何を知りたいかを意識し、そのポイントに重きを置いた経験や実績の記載をしていくことを心がけましょう。
実績の数字だけを書かれても面接官は分からない
３つ目は数字を使って実績を書くときは、読み手にもわかる「ものさし」を一緒に書くことです。職務経歴書に限らず、具体的に表現するときによく使われるのが数字です。数字を使うことで、客観的にかつ具体的に、現状や実績を示すことができます。職務経歴書では、各社での実績等を書き出しますが、数字を使って書くときには注意が必要です。
ただ単に、「年間売上高1億円」などと数字を使った実績を書けばいいわけではありません。具体的な実績が書かれていますが、その実績がすばらしいものかを判断するための基準である「ものさし」がないので、これだけでは面接官に適切に判断してもらうことができません。数字がどの程度の実績なのかを具体的に示すには、いろいろな書き方ができます。
- 「営業担当者20人のうち1位」
- 「年間売上高1億円(社内1人あたり平均売上高7,000万円)」
- 「20人の中で月間トップの売上を10か月継続」
- 「目標達成率110％を1年間継続」
- 「〇〇の取り組みについて社内表彰を受けた（表彰対象は50名中1名）」
この他にも、数字だけでは表れないスキルでの書き方もあります。営業であれば、取り扱っていた商材、どういった得意先が相手だったのか(to Bかto Cか)、営業スタイル(新規営業、既存顧客の深耕・代理店営業など)などを書くことで、どんなスキルを持っている人物なのかをより明確に伝えることができます。
営業や製造に関する業務は実績を数字で書きやすい一方で、バックオフィスなどの定型業務の場合はアピールが難しいと感じるかもしれません。その場合でも、事務処理量の変化やどのような効率化をしたか、どれくらいミスを低減する仕組みを作ることができたかなどで、具体的な実績を伝えることができるでしょう。
なぜ実績につなげられたか説明できることが重要
４つ目は、「実績につなげられた理由を説明すること」です。職務経歴書には仕事の実績を具体的かつ定量的に記載することが重要になります。しかし、前述のように、それだけでビジネスパーソンとしての能力を証明できるわけではありません。そこで、自己PRなどで説明しましょう。
実績の書き方で意識しておきたいのが、なぜ実績につなげられたかに関してプロセスや因果関係がわかるように書くことです。例えば「営業チーム内で情報共有の取り組みを進めたことで売上が150％UPした」という記述があった際に、その記述だけではこの取り組みが実績にどの程度影響を及ぼしたのかの因果関係は読み手からするとわかりづらいものです。
「営業マネージャーとしての配属当、チームは初長期にわたって業績低迷が続いていました。営業同行などで現場調査を行う中、業績低迷の要因は営業メンバーの提案の引き出しが少ないことであると見えてきました。打ち手として、各営業メンバーの商談時にうまくいった事例共有など情報共有の時間を週に1回設定し、商談の引き出しを増やしていくことを進めました。6か月後にはチームでの月間売上が前年比150％UPしました」
上記の様に実績に至るまでのプロセスなどを記載することで、どのように実績をあげてきたのか読み手はイメージがしやすくなります。またこれまでの経歴で多くの実績を残されてきたとしても、その中で応募企業の課題解決に繋がりそうな実績をピックアップし、アピールすることでより高い評価を勝ち取れるでしょう。
例えば上記参考例の様な自己PRは、業績低迷が続く組織の再建を担う募集などであれば、応募企業から高い評価を勝ち取れる可能性は高いですが、変革よりも担当業務を着実に運用することを期待する求人などでは刺さりづらい実績でもあります。求人の募集背景や事業フェーズによって求める人物像、期待スキルは変わってきますので、そのような点も踏まえた上で作成していくと良いでしょう。
再現性のある実績であることをアピールする
最後の５つ目は「再現性があると感じてもらえるポイントでアピールすること」です。応募企業が職務経歴書や面接を通して知りたいことは、過去の栄光ではありません。自社のメンバーとして迎え入れた場合に活躍してくれるかどうか、つまり、前職での実績に再現性があるかです。
優れた人材だと思って採用したものの、期待していたほどのパフォーマンスを出してくれなかったというケースは少なくありません。残念ながら、会社の看板や周囲の協力があったからできていたにもかかわらず、実績を自分の能力によるものと過信している場合に起きがちです。
だからこそ、会社側は「これまでの実績を自社で再現してもらえそうか」という点に注目しています。「実績があるから優れた人材」と判断するのではなく、実績につなげられた理由は「環境が変わっても発揮できるものか」という観点から判断します。
例えば、マネジメント実績をアピールする際に「チームメンバー全員とコミュニケーションを取って、実績につなげた」と伝えたとしても、前職での役職があったからメンバーが指示に従っただけかもしれません。全員とコミュニケーションを取った理由や方法をさらに具体的に書き、「役職ではなく、人柄と質の高いコミュニケーションでチームをまとめ上げた」などと理解してもらえるような書き方にしましょう。これまでの実績が会社や役職に依存するものではなく、自分自身の特性によって導くことができた再現性ある実績であることをアピールすることを心がけていくことが大切です。
転職活動をうまく進めるために
これまで転職活動における職務経歴書の実績の書き方のポイントなどを記載しましたが、最初からなかなかこれらのポイントを押さえた記述ができる人ばかりではありません。転職活動に限らずですが、人は自分自身のことはなかなか客観視しづらいものです。
誰かに相談することで客観的に見た自分の強みや性格などに気づけることも多いですが、多くの場合では公に転職活動はしづらいため、なかなか周囲に相談できる人がいないかと思います。だからといって自分一人で抱え込む形で転職活動を進めてしまうことで、ドツボにハマってしまうという方も少なくはありません。
同じ会社の方にはなかなか転職について相談はできないかとは思いますが、学生時代の友人、ご家族など身近な方に、自分のこれまでの実績などをお話し、客観的なフィードバックを貰うことなどの取り組みをされてみることも良いかと思います。
身近な方以外では転職エージェントを活用することも、転職活動をうまく進めるための選択肢の一つです。転職エージェントを利用して転職活動をする場合、担当のキャリアアドバイザーに職務経歴書の添削依頼、転職理由をはじめとした企業側への伝え方に問題がないかの確認など転職に向けた準備の相談は勿論、書類選考や面接でNGだったとしても何がNGであったかのフィードバックも受けることが可能なので、転職活動で自分がつまづきやすいポイントなどを改善するのに大いに役立つかと思います。
また、転職エージェントは「IT業界に強い」、「管理部門に強い」、「20代に強い」などそれぞれ特徴をもって転職サポートをしています。自分の転職したい業界などの専門性に長けた転職エージェントであれば、その業界や職種ならではのアピール方法などのアドバイスを受けることも可能です。自分に合った転職エージェントをパートナーにすることで転職活動を有利に進めていきましょう。
最後に
職務経歴書は、転職活動で自分自身のスキルや強みをアピールするためのもので、書類選考や面接でも重視されるものです。転職活動がスムーズに進むかを左右する重要な書類とも言えますので、ここで紹介した書き方の４つポイントを意識して書きましょう。
①ビッグワード(抽象的な言葉)の多用に注意し、具体的な実績を書く
②実績の数字だけを書かれても面接官にはわからないので、読み手にもわかる基準を書く
③なぜ実績につなげられたか説明するために、その理由を説明する
④入社後に成果を出せることを伝えるために、再現性のある実績であることをアピールする
また、転職活動の際には身近な方や転職エージェントなど相談できる人を頼りながら、自分を客観視していくことも大切です。転職について相談できる方の協力をあおぎながら、よりよい職務経歴書の作成など万全の準備をしながら、転職活動をスムーズに進めましょう。
