総務は会社全体の業務や事務をつかさどる役割であり、非常に幅広い役割が求められる職種です。その役割は多岐に渡り、また会社の組織体制や事業フェーズ、上場非上場の別によってもその範囲が異なる部分もあることから、他の職種よりも具体的な業務内容が分かりにくいところもあると言えるかもしれません。そのため総務領域での転職についても、他の職種と比べてイメージしづらかったり、キャリアパスがわかりにくかったりする部分もあるでしょう。しかしながら総務はどの会社にも必ずあり、欠かすことのできない非常に重要な役割でもあります。
今回は総務について、その具体的な仕事内容がどのようなものなのか、その領域で転職やキャリアアップを考えたときにはどのようなキャリアパスが考えられるのかといったことをご紹介したいと思います。既に総務の領域で仕事をされている方や新たに総務にチャレンジしたいと考えておられる方に、ぜひ参考にしていただければ幸いです。
総務とは
総務とは、組織や企業において、一般的な管理業務や事務業務を担当する部署や職務のことを指します。企業全体のスムーズな運営を支えるためのあらゆる業務を担当し、各部門のサポートを行うのが総務部門です。つまり総務部門は企業を運営するうえで必要なものすべてに関わっているということもでき、必然的にその業務範囲は非常に幅広いものとなります。
総務部門は、企業全体の円滑な運営を支える役割を果たすため、他の部署や社員との連携が重要です。また、法務や人事など多岐にわたる業務を担当するため、幅広い知識やスキルが求められます。総務部門の業務内容は企業によって異なりますが、一般的な総務の業務領域をいくつかご紹介します。
人事業務
人材採用のために必要な業務や人事制度の策定・運用、教育研修制度の企画や実施、給与計算や労務管理、労働条件や社会保険、福利厚生の管理など、企業の人材管理全般を担当します。新規採用や退職手続き、労働条件の変更、所得税や住民税に関する手続きなど、従業員の雇用に関わる業務もここに含まれます。企業により、総務が管掌する人事業務の範囲は異なりますが、給与計算や労務管理など労務領域の人事業務を総務が管掌する組織運営の仕方をされる企業が多いです。
近年では残業時間や有給休暇取得ルールの厳格化、ストレスチェックの実施義務化など企業に課せられるルールも増えており、それらを適法に実施することで従業員の就労環境や安全衛生を保つとともに、それらに関するリスクから企業を守る役割を果たすことも人事業務の重要なもののひとつです。
法務業務
契約書の作成・管理をはじめとした法的リスクに関する管理、企業のコンプライアンスの確保、知的財産権の保護など、法的な側面の管理業務を担当します。法的な規制や契約に関する知識が求められるとともに、場合によっては社外との折衝を行う役割を担い、係争や訴訟が発生した場合にはその対応も直接行うことになりますので、対人スキルや交渉能力など様々な能力が求められます。
株式事務
株主に関する管理や株主総会の企画運営などを担当します。特に上場企業など株主数が多く株主名簿の変動の多い会社や、スタートアップ企業などで複雑な資本政策（種類株式やストックオプションの発行など）を行っている会社などではこの株式事務が非常に重要となります。株式事務に関する業務を適切に行うには、会社法や金融商品取引法などの法律に関するものをはじめとした様々な知識が必要となります。
庶務業務
オフィスの運営や設備管理、備品の調達や管理、郵便物の処理、出張手続きのサポートなど、企業内の一般的な事務や庶務業務を担当します。企業規模により、拠点数が増えてオフィス管理業務が多くなったり、社員数が多くなるなどしてパソコンなどの備品調達・管理業務が多くなったりするとそれらを専門に担当する部署が置かれる場合もありますが、総務部門がひとまとめの業務として担当する場合も少なくありません。
社内コミュニケーション
社内の情報共有やコミュニケーションを促進するための業務を担当します。社内報の作成や社内イベントの企画・運営、社内規程の策定、業務に必要なコミュニケーションツールの導入や運営などを通じて、社員間のコミュニケーションを活性化させ、円滑な業務体制の構築に貢献します。新入社員が入社した時にスムーズに組織や業務に馴染むための役割も含みますので、人事業務の一部ということもできますが、いずれにせよ総務が担当する重要な業務の中のひとつです。
未上場会社の総務と上場会社の総務の違い
総務の仕事は上記の通り非常に幅広いものですが、企業の規模や事業フェーズによっても異なる部分もあります。ここでは、未上場会社の総務と上場会社の総務について、どのような違いがあるのかをご紹介したいと思います。
未上場会社の総務
証券取引所に株式を上場していない会社の場合、上場会社と比べると株主数そのものや株主の異動が少ないことがほとんどです。その場合は大規模な株主総会が行われることも多くありませんので、必然的に株式や株主に関する業務は限定的となります。
一方で、事業や組織の規模が大きくない会社であれば、人事や法務など独立した部署を置いておらず、そうした業務も総務部門で一元的に担当するという場合も多いです。そうなるとその総務部門に所属する担当者の方にとっては、対応すべき業務の幅が広くなりますので、その広い業務範囲に対応できるような知識や能力が求められることになります。
また総務の特徴として、臨時的に発生した業務について担当する部門が無いような場合に、まず総務がその対応を担うことになるという場合も多いということが挙げられます。たとえば本社移転や上場準備プロジェクトの立ち上げ、海外拠点の開設、災害発生時の対応、トラブルなどによる急な広報対応など、企業には「その企業にとって初めて発生する事象」が発生し対応しなければならなくなることがあります。そのように担当部門が無い業務については総務部門で対応することが多く、社内に十分なノウハウもない中で適切な対応を行わなければなりませんから、総務部門は、自社の事業や組織体制、それらを取り巻く法規制などを幅広く把握していることが求められることになります。
上場会社の総務
上場会社の場合、組織がある程度大きくなっていることが多いため、未上場会社に比べると人事や法務など個別の機能が人事部や法務部として総務部門から切り出されている場合が多いです。
その他に特徴的な業務内容を挙げるとすれば、上場会社の場合、事業規模や上場している市場にもよりますが、株主数は数百人から数万人という数にのぼり、その異動も多いため、株主に関する業務が非常に重要となります。未上場会社の場合はシンプルな株主名簿を社内で作っておけばよかったものが、上場会社の場合は信託銀行に株主名簿管理業務を委託し、その全株主に対して必要なタイミングで株主総会招集通知を発送するなど、株式事務に関して果たすべき総務の役割というものが格段に多くなります。株主総会そのものも大規模になるため、広い会場の用意、シナリオや想定問答集の作成、事前リハーサルを実施、受付業務や議決権の集計業務が必要となるなど、未上場会社の株主総会準備とはまったく様相の異なるものになっていきます。
また、開示業務として有価証券報告書などの書類を作成する必要も生じます。未上場会社でも作成することがありますが、作成すべき書類が少なく、内容も限定的であるのに比べ、上場会社の場合は書類の種類が多く、より厳格にルールに基づいた内容で作成する必要があります。それらの業務は上場会社にとって必要不可欠なものですから、そういった能力や経験を身につけることは総務としてのキャリアアップにつながると言えるでしょう。
総務のキャリアパス
次に、総務として経験を積んだ方が経るキャリアパスにはどのようなものがあるのか、その一例についていくつかご紹介したいと思います。
総務スペシャリスト
総務の実務担当者としてキャリアを積むという選択肢です。同じ会社の中で総務として仕事を続ける場合と総務担当者として転職を経て数社での経験を積む場合とで異なる点もありますが、いずれにせよ会社経営に必要なものを満たしてくれる貴重な人材として、多くの会社で重宝されることになる役割であると言えます。
また、総務の業務はその領域に応じて、経理財務や人事労務、法務、経営企画、情報システムなど周辺領域の理解が重要なものも多くあります。そうした他部署での業務を経験することもまた総務としての能力を大いに高めるものだと言えますから、総務としてだけではなくいくつかの部署を経験することも総務スペシャリストとしてキャリアを高めるうえでとても有益でしょう。
総務部長
総務としてキャリアを積み、総務部長のポジションに就くというキャリアパスです。一定規模の会社では総務部門の中に人事や労務、法務といった個別領域の担当者が置かれていることが多いため、それらの役割をとりまとめてマネジメントすることが総務部長の役割です。
総務部長を務めるにはそうした業務ひとつひとつに関する知識や経験に加え、それらの業務の間にあるつながりをよく理解している必要があります。そうした総務領域全体についての深い理解のある人材はどの会社にとっても必要なものですから、総務の仕事をされている方にとって目指すべきキャリアパスであると言えるでしょう。
管理部長
管理部長は、総務部長よりも更に広い範囲を統括する役割です。会社全体の管理事務を統括する役割であり、その意味で非常に経営者に近く、会社によっては取締役が管理部長を務めている場合もあります。総務領域に加えて経理財務や経営企画といった役割もその管掌範囲に含まれ、事業部門と連携して企業価値を高める役割を担います。
当然ながら総務やその周辺領域に関する深い業務理解や経験が求められ、また企業経営そのものに関する知識や理解も必要となります。会社を代表する一人として株主など様々なステークホルダーと関わる機会も多く、会社について知らないことがあってはならないようなポジションであると言えるでしょう。難易度の高いポジションですが、そもそも総務は会社全体に関わる役割ですから、総務として経験を積んだ方が管理部長となるのは自然なキャリアパスであるとも言えます。管理部長は経理財務部門出身の方が務めることも多いですが、総務出身者ならではの強みを発揮できる部分もありますから、総務として経験を積まれている方にはぜひ目指してほしいと思います。
もちろん、管理部長を務めるには総務だけでなく経理財務に関する理解も必要となりますから、簿記をはじめとした会計領域の知識を身につけるような努力をすることも大切です。キャリアアップを目指す方は、早い段階からこうしたことを意識されるとよいでしょう。
総務としてキャリアアップする転職に向けて
こちらでは総務の転職に向けてのポイントについて解説します。多くのビジネスパーソンが多忙である中、現職のパフォーマンスを落とさないよう、効率的に情報収集を行う必要があるでしょう。こちらでは転職活動で推奨する２つの手法についてご紹介します。
スカウトサイトを活用した転職活動
一つ目はスカウトサイトを活用した転職活動になります。これまで主流であった転職サイトなどからスカウトを待つ転職プラットフォームに移行しつつあります。具体的には「ビズリーチ」「リクルートダイレクトスカウト」「エンミドルの転職」などが挙げられます。このような転職プラットフォーム市場はこの数年で急激に市場が拡大し、2021年には前述のビズリーチを運営するビジョナル株式会社が東証マザーズ（現東証グロース）にも上場を果たしています。
これら転職プラットフォームに情報を登録しておくことで、経歴を見た転職エージェント、または企業より直接スカウトを貰うことが可能です。また、どのような企業がこれまでの経験を評価してくれるのかという観点も含め、自分の経歴に合った求人情報をある程度網羅的に情報を集めることができるため、多忙なビジネスパーソンにとっては有効な転職手法の一つと言えるでしょう。
転職エージェントを活用した転職活動
前述の様な転職プラットフォームサービスの台頭はあるものの、まずは自身の現状について相談したいという場合には転職エージェントを活用していくこともよいでしょう。多くの場合、転職活動は孤独です。自身の経歴の棚卸、今後の自分のキャリアプランをどうしていくべきかなど腹を割って話ができる存在がいるかいないかは、自身の転職活動を良い形で進めていく上で重要です。
転職エージェントは国内に数万社あり、総務をはじめとした管理部門に特化した転職エージェント、あるいは経営層、マネジメント層に特化した転職エージェントなどそれぞれ特色があります。これまでの経験、自分が描きたいキャリアなどを踏まえ、自分に合った転職エージェントをパートナーに選びましょう。
最後に
今回は総務とはどのような役割なのか、そのキャリアパスにはどのようなものがあるかについて解説させていただきました。総務はすべての会社に必要な役割であり、この領域で経験を積むことは転職の選択肢を大いに増やすものです。一方でその役割の幅広さから、特定領域での専門性を高めきれないまま時間が経ってしまうというケースもあります。総務の領域でキャリアを積まれる皆様には、その役割の幅広さを武器としつつ、自身の専門領域を明確にし、その領域でのスキルアップを意識するようなことも必要かもしれません。
ご自身の目指すキャリアパスがどのようなもので、それには何が必要なのかをなるべく早い段階で意識することが、よいキャリアの実現につながるでしょう。それが明確になれば、その必要なものが今の職場にあるのか、それとも転職も考えるべきなのかなど自身のキャリアについて取るべき選択肢が考えやすくなるはずです。
