退職手続きで必要な書類を解説！転職で内定が出た後にすること

転職活動が無事にひと段落すると、今度は今勤めている会社の退職手続きを進める必要があります。当たり前ですが、会社を辞める旨を伝えれば即退職できるというわけではなく、円滑に退職手続きを進めるためにも退職の際にはどのような書類が必要なのか、どのような流れで手続きを進めるのか等を把握しておく必要があります。

特に退職が初めての方は、手続き関連にわかりにくいと感じることや疑問に感じることが多いもの。今回解説する内容を参考にしながら、退職手続きを進めてみてください。

退職手続きで必要な対応

退職手続きを行うにあたり、具体的にどのような対応が求められるのでしょうか。スムーズに退職手続きを済ませるためにも、必要な対応について以下を参考にしながら、あらかじめ頭に入れておきましょう。

必要書類の提出・受取

退職手続きでは、まずは必要書類の提出(返却）・受取を行います。実際に必要となる書類は以下の通りです。

退職の際に受け取る書類については、それまで会社で書類を保管していたか否か、退職者後すぐ就業するか否かなど、その後どこに提出するかなど、状況に応じて適切な対応が求められます。離職票のように「自分から依頼しないと発行されない」種類の書類もありますので、対応もれに気をつけましょう。

また退職した後に受け取る書類が届かない場合など、退職後もやりとりが発生する可能性があるため、総務人事部など窓口となる部署の連絡先を念のため確認しておきましょう。

備品の返却

退職手続きの際には、以下のような備品の返却が求められます。

退職時に貸与PCに保存されているデータや、顧客との連絡ログなどの確認を受けることがありますので、貸与されたデバイスを私物化したり、会社の情報資産を持ち出したりすることは絶対にしないようにしましょう。特に顧客と交換した名刺のように仕事を通じて得た連絡先情報も会社に帰属します。

上記の他にも、会社から貸与されたものや、会社の経費で購入したものなどがあれば、会社に返却方法を確認したうえで、退職日までに正しい方法で返却しましょう。カードキーや手元に保管していたノベルティ等がきちんと返却されない場合、セキュリティインシデントや横領扱いになる可能性がありますので十分気をつけましょう。

公的手続き

退職手続きにおける「公的手続き」とは、健康保険や厚生年金保険などの手続きのことです。公的手続きとしては、主に以下が挙げられます。

公的手続きにおける必要書類や、提出期間、準備するものなどは人によって大きく異なります。それは退職時に転職先が決まっているかどうか、退職後に転居する場合、扶養家族がいる場合、健康保険を任意継続する場合など、その人の事情によって必要な手続きが変わってくるためです。

この手続きによって補助金の受け取り金額や健康保険の負担額が変わってくることになります。放置せず必ず対応するようにしましょう。どうしたらよいかよくわからない場合は、健康保険関連の場合は会社の総務や所属している健康保険組合、雇用保険（失業給付）関連はハローワーク、年金や税金関連の手続きは居住地の市役所や税務署などが窓口になっていますので、確認してみてください。

転職で内定が決まったときにすること・スケジュール

在職中に、転職活動の末に無事に内定が決まったら退職する前に済ませておかなければならないことが多いです。具体的に、どのような対応が必要となるのか、本項を参考にしてみてください。

退職交渉前：内定条件の確認・交渉

転職先から内定を貰うことができたら、入社日をすり合わせ、慎重に承諾・決定しましょう。入社日は退職前の期間も考慮しなければならないため、ゆとりのある日程を組むことが大切です。無理のないスケジュールで転職するのであれば、最終出社日まで1ヶ月以上の猶予は必要であると考えられます。

複数の内定を得た場合など、内定を辞退しなければならないケースもあるかもしれません。もし内定辞退をすることが決まったら、内定先企業(転職エージェント経由であれば転職エージェントへ）なるべく早めに連絡をすることが大切です。転職先企業が入社に向けた受け入れ準備をしている場合がありますし、他の採用活動を停止していることも考えられるからです。また内定承諾後の辞退については発生することがないように、承諾については慎重に決断しましょう。

退職1～2ヶ月前：退職意思の申し出、退職日交渉

内定先への入社日や有給休暇の残日数と照らし合わせ、退職希望日の1～2ヶ月前を目安に会社に退職の意思を伝えましょう。退職意思の申し出については、まずは直属の上司などしかるべき報告先へ退職の意思表示をするとともに、退職願・退職届もこの時期に提出します。

退職について了承が得られたら、退職日を調整しましょう。有給休暇が残っている場合、消化させてもらえないか交渉しましょう。会社側としても引き継ぎや業務の都合上、退職希望者の希望通りのスケジュールでの退職や休暇申請が受け入れが難しく、退職日交渉が難航することがあります。現職・内定先いずれの企業にも迷惑がかからないようにゆとりをもったスケジュールで進められるように調整しましょう。

また退職日とあわせて、退職することを社内外に共有する時期を上司と相談しましょう。勝手に挨拶に回ったり、引き継ぎを開始したりしないようにしましょう。

退職3週間～1ヶ月前：引き継ぎ

自分の業務を他の従業員が引き継ぐことになる場合には、退職日から１か月前を目安に引き継ぎを行いましょう。スムーズに引き継ぎができるよう、前もって引き継ぎ資料を準備しておくことがおすすめです。退職前は通常業務に加えて引き継ぎ・関係者への挨拶・送別会・次の転職に向けた準備などで忙しくなることが多い時期でもあり、十分に引き継ぎのための時間を確保できないこともあります。口頭で説明しなくても問題ない部分は、資料にまとめて後任の担当者に確認してもらうと効率的に引き継ぎを進めることができます。

退職2週間前：関係者への挨拶

最終出社日までに取引先や協業パートナーなど、社外の関係者へ挨拶回りをします。どのスケジュールでどこに挨拶するかは上司と相談し、必要に応じて上司や後任の従業員と一緒に足を運びましょう。自身が退職する旨と、これまでのお礼を伝えるとともに、後任する担当者の紹介を行います。

退職後に同業に転職する、あるいは独立・起業をする場合など、在職中に次の会社の営業行為をすることはご法度と置いている場合もありますので気をつけましょう。引き継ぎ後も顧客と会社が良好な関係を維持できるように配慮した立ち回りを意識してください。

退職日（最終出社日）：社内挨拶や貸与品の返却、必要書類受取

退職日当日には、社内の従業員に対して挨拶をします。これまでのお礼や、お世話になったエピソード、後輩や部下への激励などの話題が適しているでしょう。他にも、退職日には会社からの貸与品を返却し、退職に関わる必要書類を受け取ります。貸与品の返却忘れは、会社とトラブルになりやすいだけではなく、最悪の場合は損害賠償請求にまで発展してしまうことがあるので、忘れずに返却しましょう。

退社後：離職票・源泉徴収票の受取・確認

前述のとおり、離職票・源泉徴収票は退職までに受け取るわけではなく、後日郵送・メール等で手元に届きます。書類が手元に届くまでの期間は会社によって差があるものの、離職票は退職から10日～2週間程度、源泉徴収票は1カ月以内に届くように手配されます。もし届かない・状況が分からない場合は会社の総務・人事部等に問い合わせましょう。

転職エージェントを活用して円満退職を

ここまで退職手続きについて解説してまいりましたが、手続きは「会社による」「その人の状況による」ということが多く、実際に自分が何をすべきか不安な方もいらっしゃるのではないでしょうか。

転職エージェントを利用している場合は、退職交渉の開始前からプロのキャリアアドバイザーに相談しましょう。キャリアアドバイザーが実務を通じてみてきた退職時トラブルの事例などをもとに、最適な対処法を教えてくれるなど大きな助けになるでしょう。

また、退職交渉に限らず、転職エージェントは現在の市場感や企業の詳細、面接対策など入社に至るまでサポートをしてくれます。多くの場合、転職活動は孤独です。自身の経歴の棚卸、今後の自分のキャリアプランをどうしていくべきかなど腹を割って話ができる存在がいるかどうかは、自身の転職活動を左右します。転職活動に悩み事がある人、不安がある人は転職エージェントを利用することで、それらを払拭することができるでしょう。

最後に

新卒で入社した会社に定年まで勤めあげていた一昔前とは異なり、現在は転職をする人が非常に増えています。転職のためには、まずは現在勤務している会社を退社する必要があるわけですが、その際には手続きや関連書類の提出・受取のため、さまざまな対応に追われることとなる点を覚えておかなければなりません。円滑な退職・転職を実現するためにも、今回ご紹介した内容をヒントにしながら、退職までのスケジュールを立てていきましょう。